La copropriété est un domaine complexe, les #syndics professionnels doivent pouvoir accompagner les syndicats de copropriétaires dans divers domaines. Dans le cadre de l’accompagnement que nous offrons à notre clientèle, nous nous engageons à les suivre dans leur pratique et à leur apporter les réponses à leurs questions.

Nous partageons ici quelques interrogations soulevées par l’un de nos clients autour des Assemblées Générales de copropriété.

I / L’ordre du jour :

1.  Où doit-il apparaître obligatoirement : sur la lettre de convocation ? sur une feuille à part ?

   L’ordre du jour doit apparaître dans le corps de la convocation.

2. Quels sont les sujets « annexes » qui doivent obligatoirement figurer à l’ordre du jour ? 

   L’ordre du jour contient classiquement :
   Les questions administratives	·         Élection obligatoire à l’ouverture de l’assemblée générale ·         le compte rendu de l’activité du Conseil syndical (joindre le compte rendu), l’approbation des comptes de l’exercice (comparaison des dépenses avec le budget voté) ·         le quitus de gestion ·         le budget prévisionnel ( approbation des comptes obligatoires dans les 6 mois de la clôture de l’exercice ) ·         la désignation du syndic et l’approbation de son contrat ( fiche d’information obligatoire depuis le 1 janvier 2022 ) ·         l’ouverture du compte bancaire ( si l’assemblée générale décide d’ouvrir un compte dans une banque spécifique le syndic est en droit de lui facturer des frais supplémentaires ) ·         la désignation du Conseil syndical ·         l’enveloppe à partir de laquelle la consultation du Conseil syndical est obligatoire (article 21 de la loi du 10 juillet 1965)
   Les travaux :	·               travaux d’entretien, de conservation d’amélioration relatifs aux parties communes ·               les honoraires du syndic pour tous travaux votés par l’assemblée générale (honoraires voté pour majorité 24, 25 ou 26 en fonction du type de travaux)
   L’ordre du jour peut être complété par une 3e partie : ·               question relative aux actes de disposition ·               compte rendu des procédures en cours avec autorisation donnée au syndic d’agir en justice, délégation d’une signature dans le cadre de la cession d’une partie commune par exemple, création d’un nouveau lot de copropriété par la cession d’un droit de surélévation, modification du règlement de copropriété obligatoire pour se mettre en conformité avec la réglementation.

L’ordre du jour est en principe fixé par le Conseil syndical et le syndic de copropriété. Il est tout à fait possible qu’un copropriétaire souhaitant voir poser une question spécifique s’adresse au syndic pour la voir inscrite à l’ordre du jour.
Cette demande d’inscription d’une nouvelle question peut être faite à tout moment dès lors que celle-ci parvient au syndic dans un délai lui permettant de l’inscrire avant l’envoi des convocations (Article 10 de la loi du 10 juillet 1965).

Dès lors que la question à inscrire à l’ordre du jour a été portée à la connaissance du syndic via l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé réception ce dernier n’a pas le choix, il doit l’inscrire sous peine de voir sa responsabilité engagée.

II/ Convocation :

1. Dans quel délai doit-on convoquer une Assemblée Générale?

L’assemblée générale de copropriétaires doit se tenir au moins une fois par an.

Le syndic a donc l’obligation de convoquer tous les copropriétaires à statuer sur les résolutions relatives à l’entretien l’amélioration et la maintenance des parties communes de la copropriété. La liste des copropriétaires est celle que détient le syndic à jour en fonction des différentes mutations qui ont pu avoir lieu au sein de l’immeuble objet de sa gestion.

La convocation de l’assemblée générale doit être envoyée vingt-et-un jour minimum avant la tenue de celle-ci, il s’agit d’un délai impératif sous peine d’annulation.

Il peut arriver dans certaines situations que ce délai soit raccourci par l’effet de la loi, lorsque notamment pour des raisons d’urgence les copropriétaires sont appelés à se positionner sur des questions relatives aux parties communes telles que les cas d’inondation, de risques naturels, de tempêtes etc…

     2.  Visioconférence possible (hors pandémie) ? Obligatoire de la proposer (hors pandémie) ? Formalisme à respecter ?

La loi ELAN a introduit la possibilité de tenir des assemblées générales avec des personnes non présentes physiquement via un système de visioconférence ou audioconférence (article 13 de la loi de 1965).

Pendant la pandémie, il a été possible de recourir à de tels systèmes informatiques sans demander l’avis de l’assemblée générale. Cependant, il convient aujourd’hui de mettre à l’ordre du jour une résolution permettant de choisir l’entreprise prestataire relative à un tel système. Le rôle du syndic dans une telle hypothèse comme il est indiqué dans le texte est de présenter différents devis de prestataires et de les soumettre à l’avis de l’assemblée générale. L’assemblée générale a donc le dernier mot concernant cette question.

« Article 13-1 Pour l’application de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, l’assemblée générale décide des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant. La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l’initiative du syndic ou du conseil syndical. Le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts.

Pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations. »

    3. Pièces à joindre à la convocation (autres que les « habituelles ») :

Concernant les informations et pièces jointes à joindre à la convocation aux assemblées générales on retrouve obligatoirement :
– Le lieu de la réunion qui peut être fixée par l’assemblée générale elle-même par un vote à l’article 24 ou selon le principe général dans la commune du lieu de situation donc de l’immeuble.
– L’indication de la date et de l’heure de réunion fixé par le syndic en accord avec le Conseil syndical dans les meilleurs des cas
– Les modalités de consultation des pièces justificatives de charges en rappelant que l’article 18- un de la loi du 10 juillet 1965 indique que le syndic tient à disposition des copropriétaires ces justificatifs classés par catégorie.
– Les projets de résolution

III/ Les majorités issues de la loi du 10 juillet 1965 :

1.  Majorité des articles 24, 25 … et leurs passerelles

Il existe 3 majorités différentes pour voter les décisions en assemblée générale, le syndic à l’obligation de respecter cette classification.

Majorité de l’article 24, dite majorité simple il n’est pas tenu compte du nombre de copropriétaires présents, représentés ou absents à l’assemblée générale. Une résolution sera acquise uniquement si le nombre de voix exprimées « pour » est supérieur au nombre de voix exprimées « contre »	• l’adoption du budget prévisionnel ; • l’approbation annuelle des comptes et de l’activité du syndic, le vote du quitus.; • l’organisation et fonctionnement du conseil syndical.; • les travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble ainsi qu’à la prévention de la santé et la sécurité physique des occupants ;. • le remplacement d’un équipement vétuste par un équipement du même type : ascenseur, chauffage collectif ; • l’adaptation du règlement de copropriété aux évolutions législatives et réglementaires constatées depuis son établissement ; • les modalités de réalisation et d’exécution des travaux rendus obligatoires par la loi (isolation par l’extérieur à l’occasion d’un ravalement par exemple), par une disposition règlementaire ou par un arrêté de police concernant la sécurité ou la salubrité publique) ; • les travaux d’accessibilité aux personnes à mobilité réduite et handicapées n’affectant pas la structure de l’immeuble ou ses éléments d’équipement essentiels : pose d’une rampe…; • la décision de réaliser un diagnostic technique global ; • la suppression d‘un vide-ordures pour raison d’hygiène.
Majorité de l’article 25 cette majorité dite absolue se calcule sur la totalité des voix des copropriétaires qu’ils soient présents ou non ou représentés. Cette majorité étant difficile à obtenir la loi du 10 juillet 1965 prévoit un 2nd vote dans la même assemblée à la majorité de l’article 24, lorsque le projet de résolution a recueilli au -1/3 des voix lors du premier vote à l’article 25. C’est ce qu’on appelle le vote passerelle.	• la désignation et la révocation du syndic, l’approbation de son contrat précisant ses honoraires ; • la désignation et la révocation des membres du conseil syndical ; • les travaux d’économie d’énergie dont les travaux d’intérêt collectif réalisés sur les parties privatives d’un copropriétaire ; • le ravalement imposé par l’administration ou installation d’une porte de cabine sur un ascenseur à paroi lisse ; • L’autorisation donnée à un copropriétaire d’effectuer à ses frais des travaux affectant les parties communes de l’immeuble : passage d’une canalisation, apposition d’une enseigne sur façade ; • l’installation ou la modification d’une antenne collective permettant de bénéficier d’une meilleure réception des émissions ou installation du câble ; • la dispense d’ouverture d’un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat ; • l’installation de compteurs d’eau froide divisionnaires, de compteurs d’énergie thermique, de répartiteurs de frais de chauffage ; • l’installation de dispositifs de fermeture de l’immeuble : interphone, digicode…; • les travaux de transformation, d’addition ou d’amélioration de l’immeuble : installation d’un ascenseur, d’un tapis dans les escaliers, d’un adoucisseur d’eau, l’installation d’un chauffage central collectif ou de boîtes aux lettres, création d’espaces verts ; • la répartition des dépenses entraînées par les travaux d’amélioration ; • la demande d’individualisation des contrats de fourniture d’eau froide et la réalisation des études et travaux nécessaires à cette individualisation.
Majorité de l’article 26, il s’agit de la double majorité puisqu’on tiendra compte du nombre de copropriétaires et du nombre de voix de ces derniers. Pour qu’une résolution soit adoptée à la double majorité de l’article 26 il faut que le projet recueille la majorité des copropriétaires représentant au moins les 2/3 des voix de toute la copropriété. L’article 26- un de la loi du 10 juillet 1965 prévoit un vote passerelle, dès lors que le projet a recueilli l’approbation de la moitié des membres du syndicat présents, représentés où ayant voté par correspondance, une même assemblée pourra se prononcer à la majorité des voix de tous les copropriétaires par un 2nd vote.	• la modification du règlement de copropriété concernant la jouissance, l’usage et l’administration des parties communes ; • la suppression du poste de concierge ou de gardien et l’aliénation du logement qui lui est affecté, lorsqu’il appartient au syndicat. • L’unanimité ? L’unanimité s’entend du consentement de l’ensemble des copropriétaires, et pas seulement ceux qui sont présents ou représentés. • la suppression d’un équipement collectif : ascenseur, chauffage ; • l’aliénation des parties communes ; • la souscription d’un emprunt bancaire au nom du syndicat pour la réalisation de travaux votés concernant les parties communes ou des travaux d’intérêt collectif (sauf lorsque les copropriétaires n’ont pas tous recours à l’emprunt ou lorsqu’il a pour unique objet le préfinancement de subventions publiques) ; • la suppression du poste de concierge ou gardien lorsqu’il porte atteinte à la destination de l’immeuble en vertu du règlement de copropriété ; • la modification de la répartition des charges sauf en cas de travaux, d’actes d’acquisition ou de disposition décidés par l’AG.

 

    2. Quid des tantièmes d’un copropriétaire majoritaire ?

« Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Toutefois, lorsqu’un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. » article 22 I de la loi du 10 juillet 1965. Cette disposition ne s’applique pas dans le cadre des copropriétés issues d’une procédure de vente HLM.

V/ Contestation :

1. Est-ce qu’une contestation suspend la décision votée et/ou l’ensemble des résolutions soumis au vote ?
Quels sont les délais d’une procédure en contestation ? Qu’est-ce qu’on fait en attendant ?

Pour rappel , la contestation d’une assemblée générale ou encore d’une ou plusieurs résolutions passe par la saisie du tribunal en vue de l’obtention de leur annulation.
La loi de 1965 et son décret de 1967 rappellent que seules les décisions qui ont été votées peuvent faire l’objet d’une contestation ainsi un simple avis du Conseil syndical ou des recommandations faites à la fin d’un PV d’assemblée générale ne peuvent faire l’objet d’une telle action.

Le droit de contestation appartient à tous les copropriétaires opposant ou absent et non représenté celui qui s’est abstenu n’est pas considéré comme étant absent où opposant.

Quelques cas ouvrant droit à contestation :
– L’irrégularité de la convocation où l’absence de convocation ne peut être contestée que par un copropriétaire non convoqué où irrégulièrement convoqué Cour de cassation 14 novembre 2007
– Un propriétaire qui a voté contre un projet voté en assemblée générale qui n’a pas donné lieu à un accord de celle-ci n’est pas considéré comme opposant en effet seuls ceux qui auront votés pour seront considérés comme pouvant faire une action en contestation de la décision rejetant le projet.

Le délai pour contester une assemblée générale ou encore une ou plusieurs résolutions est un délai ferme de 2 mois qui suit la notification du procès-verbal d’assemblée générale et qui part du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée Article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

Les conséquences de la contestation par un copropriétaire :
Il appartient au syndic de décider s’il souhaite faire exécuter immédiatement les décisions de l’assemblée générale puisque la saisine devant les tribunaux n’a pas d’effet suspensif sur celles-ci. Les résolutions restent valables tant qu’elles n’ont pas été annulées.
Attention, un copropriétaire qui attaque une résolution n’est pas pour autant dispensé de payer les appels de fonds qui en résulteraient tant que celle-ci n’a pas été annulée

VI/ Copropriétaires défaillants ? quelle action du syndic ? Quid des sommes impayées ?

Seul le syndic en exercice peut procéder au recouvrement des charges, cette procédure est détaillée sur le site du service public.

Selon l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965,  le syndic est obligé de mettre en œuvre tous les moyens disponibles pour arriver au paiement des charges de copropriété qui permettent le fonctionnement de l’immeuble. Afin de recouvrer les charges le syndic n’a pas besoin d’autorisation spécifique de l’assemblée générale.

Le syndic doit mettre en demeure le copropriétaires défait défaillants d’avoir à payer les sommes qui y sont dues au titre de l’article 35 du décret de 1967. La mise en demeure peut être faite par lettre recommandée avec accusé réception ou par acte d’huissier à compter de celle-ci les intérêts de retard vont commencer à courir.

En cas de mise en demeure restée infructueuse, il est alors possible de saisir le juge pour le paiement des sommes qui sont dues au syndicat, il s’agira de saisir le tribunal d’instance pour les demandes n’excédant pas 10000€ et pour les demandes au-delà de 10000€ il s’gira du tribunal de grande instance par ministère d’avocat.

Pour justifier sa demande en paiement des charges le syndicat doit produire le procès-verbal de l’assemblée générale approuvant les comptes de l’exercice précédent adoptant le budget prévisionnel de l’exercice à venir, le procès-verbal de l’assemblée générale de l’année précédente, la totalité des décomptes de charges et le relevé des appels de fonds et un état récapitulatif détaillé de sa créance cour d’appel de Paris 27 janvier 2005.

Pour la sauvegarde des créances et l’intérêt commun de la copropriété, le syndicat des copropriétaires bénéficie de d’une garantie légale. En effet, l’ordonnance du 15 septembre 2021 a remplacé le privilège du syndicat par une hypothèque légale entrée en vigueur le 1er janvier 2022.

L’hypothèque légale, dont le régime a été précisé à l’’article 2402 al.3 du Code civil (nouvel article au 1er janvier 2022)”les créances de toute nature du syndicat des copropriétaires relatives à l’année courante ainsi qu’aux quatre dernières années échues sont garanties sur le lot vendu du copropriétaire débiteur”. Ce nouveau régime créé un privilège étendu à tout type de créance sans limitation.

Cette hypothèque est dispensée d’inscription selon l’article 2418 du code civil et prime les autres hypothèques pour l’année courante ainsi que les deux dernières années échues. 

Pour aller plus loin sur le recouvrement de créances nous vous invitons à lire cette Réponse Ministérielle récente :

Mme Dominique Estrosi Sassone attire l’attention de M. le ministre auprès de la ministre de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales, chargé de la ville et du logement, au sujet d’une interprétation juridique concernant le recouvrement de frais suite au recours d’un huissier de justice dans le cadre d’une procédure de recouvrement de charges de copropriété impayées.

En effet, les professionnels de l’immobilier s’interrogent sur la responsabilité du règlement de ces frais en raison de contradictions juridiques. Selon la loi du 10 juillet 1965, ces frais sont imputables au seul copropriétaire concerné par le non-paiement de charges mais dans la pratique, certains huissiers de justice facturent leurs émoluments au créancier, une possibilité réalisable grâce au décret n° 96-1080 mais supprimée par le décret n° 2016-230.

Or, ce décret supprimé est toujours mentionné dans l’article L. 111-8 du code des procédures civiles d’exécution (CPCE) laissant à la charge du créancier les frais du recours à l’huissier de justice. Toutefois, sur ce point, le CPCE reste ouvert puisque « les contestations sont tranchées par le juge ».

Mais, l’une des missions principales des syndics est la bonne gestion des comptes des copropriétés. Ce flou juridique expose donc des copropriétaires à des frais de justice et de contentieux imprévisibles.

Elle lui demande donc quelle est l’interprétation juridique des services du ministère du logement et s’il envisage une clarification afin de ne pas laisser la jurisprudence opérer et s’appliquer de façon différente sur le territoire national.

Réponse du Ministère de la justice publiée dans le JO Sénat du 11/03/2021 – page 1640

L’article 10-1 a) de la loi du 10 juillet 1965 dispose que sont imputables au seul copropriétaire concerné, les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d’hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d’une créance justifiée à l’encontre d’un copropriétaire, ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d’encaissement à la charge du débiteur. Cette disposition constitue une dérogation à l’article 10 de la même loi, qui prévoit l’obligation pour chaque propriétaire de participer aux charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes. Elle est ainsi propre à la gestion des comptes de copropriété et s’interprète donc uniquement comme une dérogation aux règles relatives à la répartition des charges de copropriété. Elle est sans effet sur les règles instaurées par le code des procédures civiles d’exécution. À ce titre, l’article L. 111-8 du code des procédures civiles d’exécution distingue entre les frais de l’exécution forcée, engagés sur le fondement d’un titre exécutoire (alinéa1) et les frais de recouvrement de la créance lorsqu’ils sont engagés sans titre (alinéas 2 et 3). Cet article ne mentionne ni ne renvoie au règles particulières à la copropriété. Aux termes de cet article, les frais de recouvrement sans titre exécutoire de la créance restent à la charge du créancier sauf s’ils concernent un acte dont l’accomplissement est prescrit par la loi (alinéa 2), et sauf si le créancier justifie du caractère nécessaire des démarches entreprises pour recouvrer sa créance (alinéa 3). Enfin, cet article ne traite pas du sort des dépens, c’est-à-dire des frais afférents aux instances judiciaires listés à l’article 699 du code de procédure civile (notamment l’assignation ou la signification du jugement), dont la charge est décidée par le jugement. Il se déduit de l’ensemble, sans contradiction, que les frais du recouvrement engagés sans titre par une copropriété à l’encontre d’un copropriétaire demeurent en principe à la charge de celle-ci mais sont imputés directement et exclusivement au copropriétaire débiteur dans le cadre de la répartition des charges.