La loi ELAN du 23 novembre 2018, l’avait promis, l’activité des syndics de copropriété devait être plus encadrée. Tel est le cas depuis la publication cette semaine de deux textes réglementaires :

• décret imposant le contenu minimal de l’extranet proposé par les syndics  : Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne
• décret relatif aux sanctions pécuniaires en cas de manquement par les syndics à leur obligation de transmission de pièces au conseil syndical : Décret n° 2019-503 du 23 mai 2019 fixant le montant minimal des pénalités applicables au syndic de copropriété en cas d’absence de communication des pièces au conseil syndical 

Ces deux textes ne sont que le prolongement de la loi ALUR qui a initié les nouvelles missions et obligations des gestionnaires de copropriété. Peu satisfaisant, le mécanisme mis en place depuis 2014 devait être complété par une plus grande rigueur. Les retours d’expérience ayant démontré que certains professionnels n’avaient pas joué le jeu ou encore pris la mesure de leurs obligations.

Les syndics rappelons-le n’étaient auparavant pas systématiquement visés ni identifiés par les textes issus de la loi HOGUET. C’est chose faite depuis 2014 avec la création de la carte spécifique “S” dont ils doivent être porteurs pour exercer une mission de gestion de copropriété.

Que disent ces nouveaux décrets exactement ?

1. L’extranet en copropriété et la liste des documents exigibles à minima au 1er juillet 2020 !

La loi du 10 juillet 1965 pose le cadre des rapports entre la copropriété et son gestionnaire, le syndic, dans son article 18. Cet article liste les missions qui lui sont confiées au sein desquelles on trouve l’obligation pour le syndic professionnel de proposer un extranet lors de l’Assemblée Générale annuelle.

” de proposer, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité de l’article 25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical. Un décret précise la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé.”

Cette obligation est une obligation de faire qui se résume au fait de mettre au vote des copropriétaires le fait de pouvoir accéder aux documents de la copropriété de manière dématérialisée.

La loi ELAN est venue encadrer et préciser les modalités de mise à disposition de ces données. En effet, trop de syndics n’avaient pas d’une part mis au vote cette possibilité et d’autre part trop peu de documents utiles et nécessaires y étaient accessibles.

C’est ainsi que le contenu minimal est né!

Il est dommage que les syndics n’aient pas vu dans ce nouvel outil la possibilité de fluidifier leurs rapports avec le notaire dans le cadre de la vente de lot et d’améliorer au quotidien leurs rapports avec les copropriétaires. Une telle dématérialisation doit être vue comme une manière pour les syndics de se dégager du temps pour se concentrer sur leurs missions premières. 

En premier lieu, l'”extranet copropriété” doit rappelons-le permettre un accès différencié à ces documents pour une meilleure efficacité.

Pourquoi un tel accès différencié? Cela s’explique par le rôle joué par le Conseil syndical au sein de la copropriété. En effet, comme nous le rappelons dans nos formations copropriété, le CS a une double mission : assistance et contrôle de l’activité de syndic. Or, comment assister et/ou contrôler sans avoir accès à la documentation minimale ? En conséquence, les membres du CS doivent avoir accès aux documents liés aux comptes de la copropriété, la carte professionnelle du syndic ainsi que la garantie financière professionnelle obligatoire, la liste à jour des copropriétaires.

En second lieu, il est important de se pencher sur les documents mis à la disposition des copropriétaires hors Conseil Syndical. Ce qui nous frappe à la lecture de ce texte est la similitude entre les documents nécessaires à la purge du délai de rétractation (L271-1 du CCH + L721-2 du CCH) dans le cadre de la vente de lot d’habitation et cette liste minimale. En effet, on y retrouve les documents nécessaires à la constitution du dossier de vente par le notaire. Cette liste entérine, la pratique depuis la mise en place de ces extranets qui consiste pour le copropriétaire vendeur à donner ses codes d’accès au notaire (personne de confiance) afin d’accélérer la procédure de purge.

A cette liste de document, s’ajoute une liste de documents spécifiques par copropriétaire qui contient quant elle des documents relatifs à l’état financier de ce dernier. Ces documents devraient permettre par exemple au copropriétaire vendeur d’établir lui-même le fameux pré-état daté né avec la loi ALUR et qui fâche encore tant de copropriétaires et de syndics.

Enfin, le texte prévoit une entrée en vigueur au 1er juillet 2020. Ainsi, tous les extranets devront à cette date être à jour de ces documents sous peine d’une action diligentée à l’encontre des syndics récalcitrants.

Tous ces points font l’objet de développements dans notre formation copropriété

   2.  Les sanctions financières du syndic dans la communication de pièces

Le syndic se doit de fournir au Conseil Syndical, membres élus de la copropriété, les documents nécessaires à la réalisation de sa mission de contrôle et d’assistance.

Le syndic étant le mandataire du Syndicat des copropriétaires il se doit de s’exécuter et de ne pas empêcher le Conseil Syndical dans ses fonctions. L’article 21 précise par exemple que le Conseil Syndical “peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété.”

Rappelons que le Conseil Syndical est investit d’une mission pour laquelle ses membres peuvent être mis en cause devant les tribunaux malgré l’absence de personnalité morale de cet acteur. Ainsi, ces membres ne sauraient voir leur responsabilité mise à mal devant le juge en raison d’une inactivité imputable au syndic sans que ce dernier ne soit appelé à la cause. Avant, d’en arriver là, le décret pré-cité prévoit une sanction interne à la copropriété à savoir, une pénalité minimale de 15€ par jour de retard, au-delà du délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical. Il sera donc de bon ton pour le Conseil Syndical de garder une trace fiable de la date de sa demande.

Dans le même sens, rappelons, qu’il est également prévu que le syndic doit une amende forfaitaire en cas de non communication de la fiche synthétique du 8-2 de la loi du 10 juillet 1965. Cette amende est imputée au seul syndic et fait l’objet d’une négociation lors de la conclusion du mandat de syndic. Cette amende en principe, ne devrait plus voir le jour lorsque la copropriété a souscrit à un extranet voir 1.