Actualité copropriété et covid-19 : durée des contrats de syndic prolongée et Assemblée générale dématérialisée

Une ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 modifie l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant sur les contrats de syndic de copropriété.

L’article 13 de cette ordonnance fixe de nouvelles règle sur la prorogation des mandats de syndics et sur la tenue des assemblées générales annuelles.

Ces dispositions ont été adoptées à la demande des praticiens et de la doctrine qui avaient alerté le législateur sur les difficultés pour réunir l’ensemble des assemblées générales des syndicats de copropriétaires, tant en raison des prescriptions sanitaires telles que résultant du décret n° 2020-548 du 11 mai 2020 (fermeture de certains ERP) qu’en raison du grand nombre d’assemblées à réunir dans un temps relativement bref.

Voici la synthèse des dernières dispositions :

1.Prorogation des mandats du syndic suite à l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020

• Acte 1 : L’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 a prévu (art. 22) une prorogation du mandat des syndics lorsque ce mandat arrive à expiration entre le 12 mars 2020 et le délai d’un mois suivant la fin de la période d’urgence sanitaire (à l’époque 24 mars 2020). Le renouvellement devant intervenir dans les 6 mois de la date de cessation de l’état d’urgence

• Acte 2 : l’ordonnance du 22 avril a fixé la prorogation pour le mandats arrivant à échéance entre le 12 mars et le délai de deux mois après la fin de l’état d’urgence, le renouvellement devant intervenir dans les 8 mois de la date de cession de l’état d’urgence. Cette ordonnance a également étendu le champ d’application aux mandats de conseillers syndicaux du principe de prorogation et précisé les modalités de calcul – prorata temporis – de la rémunération du syndic.

• Acte 3 : Le texte est à nouveau modifié, pour remplacer ces délais par des dates fixes. Les mandats concernés par la prorogation sont ceux échus entre le 12 mars et le 23 juillet 2020. La prochaine Assemblée Générale  doit avoir lieu d’ici le 31 janvier 2021 afin de renouveler ou non le contrat de syndic en cours.

Une modification analogue est effectuée pour le mandat des conseillers syndicaux (art. 22-1 modifié de l’ordonnance n°2020-304) qui est donc prolongé jusqu’au 31 janvier au plus tard.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez vous former sur la copropriété et valider vos 42 heures de formation loi Alur. Nous pouvons également nous déplacer dans vos locaux sur Paris et en Province. Tel : 06-51-36-82-18 ou 07-68-32-27-67

2. L’assemblée générale dématérialisée suite à l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020

Le rapport au Président de la République indique que la difficulté de réunir des assemblées de copropriétaires va perdurer au-delà de la période d’urgence sanitaire. L’objectif est donc de permettre des prises de décisions sans convocation avec présence physique des copropriétaires. Le nouveau texte autorise la tenue d’assemblées générales dématérialisées.

Vote par correspondance et participation par visioconférence : l’article 22-2 nouveau de l’ordonnance n° 2020-304 autorise le syndic à convoquer une AG sans présence physique, les copropriétaires pouvant alors participer par visioconférence (ou par tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification des copropriétaires) ou voter par correspondance avant la tenue de l’AG. Si le syndic décide de faire usage de cette faculté il doit en prévenir les copropriétaires au moins 15 jours à l’avance.

La convocation n’indique pas de lieu de réunion. Elle précise que les copropriétaires ne peuvent participer que par visioconférence ou correspondance.  Ceci exclut toute possibilité de présence physique à l’assemblée générale. Le président de séance certifie exact la feuille de présence et signe le cas échéant avec les scrutateurs le procès verbal des décisions dans les 8 jours suivant la tenue de l’AG (ceci évitant le recours à la signature électronique).

Contrairement à la réforme issue de la loi ELAN, le recours à la visioconférence peut être utilisée sans que l’AG ait préalablement décidé des modalités de sa mise en œuvre (les assemblées générales devaient en principe s’être préalablement prononcées sur les modalités de la dématérialisation selon les dispositions des articles 17-1 A de la loi du 10 juill. 1965 et 13-1 du décret du 17 mars 1967).

Au niveau des moyens et supports techniques qui devaient être décidés par l’assemblée générale, ils seront choisis par le syndic,  ce choix ne lient le syndicat des copropriétaires que jusqu’à ce que l’assemblée décide des moyens et supports ou au plus tard le 31 janvier 2021.

Se pose alors la question suivante : qui va supporter le coût de la mise en place d’une telle assemblée générale et l’impossibilité pour certains copropriétaires d’y participer faute de pouvoir ou savoir se connecter à un service à distance. Ils seront alors dans l’obligation de déléguer leur droit de vote ou voter par correspondance. Concernant le coût, la doctrine est d’avis qu’il doit être supporter par le syndicat des copropriétaires.

Vote par correspondance à défaut de visioconférence : si le recours à la visioconférence n’est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions sont prises seulement par vote par correspondance. Le texte n’envisage pas d’assemblée générale mixte (présentiel et vote par correspondance) dans le cadre de ce dispositif d’urgence.

Cette impossibilité de tenir l’AG par visioconférence devra être justifié par le syndic et pourra par exemple résulter de contraintes techniques : un trop grand nombre de participants potentiels, l’absence de moyens techniques pour le syndic ou trop de copropriétaires non équipées.

S’il n’y a que des votes par correspondance, le président du conseil syndical assure la fonction de président de séance. A défaut, un conseiller syndical ou un autre copropriétaire votant est désigné par le syndic pour la mission de président de séance.

Il faut espérer que l’arrêté devant définir le formulaire de vote par correspondance paraîtra rapidement, la mesure concernant le vote par correspondance entrant en principe en vigueur le 1er juin 2020 en vertu de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété.

Délégation de vote : Autre point important : le nombre de voix dont peut disposer un mandataire qui reçois plus de trois délégations est ordinairement limité à 10 %. Ce seuil est rehaussé à 15 % pour éviter la présence simultanée d’un trop grand nombre de personnes au même lieu.

Bon à savoir : Depuis le 11 mai 2020, les syndics peuvent à nouveau tenir, physiquement, toute assemblée générale. En effet, le décret n° 2020-548 du 11 mai 2020 n’a pas limité la réception du public dans les établissements recevant du public (ERP) autres que ceux visés en son article 10 (salle de conférence, salle de spectacle…). Les locaux des syndics qui sont, en principe, des bureaux de type W ne sont pas visés. Les représentants des syndicats peuvent donc à ce jour, en théorie, convoquer toute assemblée générale et réunir physiquement les copropriétaires, quel que soit le nombre de participants. Il faut toutefois pouvoir respecter les gestes barrières et les distances de sécurité prévus à l’article 1er du décret n° 2020-548 du 11 mai 2020, ce qui n’est pas sans difficulté.