Immo-formation.fr vous offre un point sur les nouvelles mesures introduites par la réforme de la copropriété #ELAN achevée par la publication du décret du 2 juillet 2020 concernant les Assemblées générales de copropriété (article 8 à 25).

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1- Quelles nouveautés en matière d’Assemblée Générale exceptionnelle ou extraordinaire ?

L’assemblée générale qui doit statuer sur une question émanant de plusieurs copropriétaires est facturée selon la répartition précisée dans la demande des copropriétaires. Sans précision de leur part, l’article 8-1 du décret du 17 mars 1967 indique que les frais sont répartis à parts égales entre les copropriétaires demandeurs. Le syndic doit porter à la connaissance de ces copropriétaires les frais inhérents à la tenue de l’assemblée générale exceptionnelle dans les 15 jours de la demande. L’assemblée devra se tenir dans les 45 jours suivant le paiement des dits frais et honoraires.

Lorsque la tenue d’une Assemblée Générale résulte de la faculté donnée par l’article 17-1-AA de la loi du 10 juillet 1965 celle-ci ne porte que sur les questions relatives aux droits et obligations des copropriétaires qui sollicitent une telle Assemblée.

2-Quel est le contenu de la convocation à l’Assemblée générale ?

La convocation contient nécessairement les lieux, date et heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée. Les modalités de consultations des pièces justificatives de charges.
Nouveauté, le formulaire de vote par correspondance né de la réforme opérée par la loi #ELAN et son ordonnance du 30 octobre 2019 doit être joint à la convocation.

De plus, le décret du 2 juillet 2020 modifie la sanction applicable lorsque le syndic n’a pas affiché dans un délai raisonnable la date de la prochaine assemblée générale dans les parties communes de l’immeuble. Cette nouvelle obligation entrée en vigueur en juin 2019, a pour but de permettre aux  occupants copropriétaires d’adresser au syndic des questions à porter sur l’ordre du jour. Concernant la sanction encourue, auparavant il était prévu que l’absence d’affichage ne pouvait entraîner l’irrégularité de la convocation. Dorénavant, les termes sont modifiés et il est indiqué que le non-respect de cet affichage ne peut entraîner la nullité de l’Assemblée générale. Il ressort donc une question : quid de la sanction du non-affichage ?

3- Quelles sont les modalités de prise en compte des formulaires de vote par correspondance ?

Le décret du 2 juillet, précise que pour pouvoir être pris en compte le formulaire complété par le(s) copropriétaire(s) souhaitant voter par correspondance doit être réceptionné par le syndic 3 jours francs avant la date de la tenue de l’Assemblée Générale. Il est admis que ce formulaire puisse être adressé au syndic par voie dématérialisée, par mail. Dans une telle hypothèse le formulaire est présumé être réceptionné à la date d’envoi du mail.
Arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires 

4- Quelle précision sur les travaux d’accessibilité prévu à l’article 25-2 de la loi du 10 juillet 1965 ?

Dans le cas où un copropriétaire envisage de faire réaliser des travaux d’accessibilité, ce dernier doit adresser en annexe de sa demande d’inscription en point d’information de l’Assemblée Générale un descriptif détaillé des travaux envisagé (la nature, l’implantation, la durée et les conditions d’exécution des travaux envisagés, ainsi que les éléments essentiels de l’équipement ou de l’ouvrage, tels que les marques, modèles, notices, garanties et documents relatifs à l’utilisation et à l’entretien. Il est assorti d’un plan technique d’intervention, et, le cas échéant, d’un schéma de raccordement électrique).

Sans ce descriptif qui peut comprendre tous éléments nécessaires à la compréhension des travaux prévus, notamment des documents graphiques ou photographiques, le point d’information ne sera pas inscrit à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale.
Rappelons que l’assemblée générale peut, à la majorité des voix des copropriétaires, s’opposer à la réalisation de ces travaux par décision motivée par l’atteinte portée par les travaux à la structure de l’immeuble ou à ses éléments d’équipements essentiels, ou leur non-conformité à la destination de l’immeuble. Chose que le syndic doit rappeler dans la convocation à l’assemblée générale (article 10-2 du Décret du 17 mars 1967).

Sans opposition de l’Assemblée Générale, le copropriétaire passé le délai de 2 mois de contestation ouvert aux copropriétaires opposants ou défaillant, peut faire réaliser les travaux tels que présentés en Assemblée.

5- Quelles mentions doivent être portées sur la feuille de présence de l’Assemblée générale ?

Afin de tenir compte des nouvelles modalités de vote et de participation aux Assemblées Générales, la feuille de présence qui peut comprendre plusieurs feuillets mentionne le nom, le domicile des copropriétaires ou associés. Il est notamment indiqué le nom des présents, représentés, des participants par Visio conférence ou audioconférence et de ceux qui ont voté par correspondance en mentionnant la date de réception du formulaire par le syndic (la présence à l’Assemblée Générale annule le formulaire de vote envoyé au syndic) ….

Le texte précise que la feuille est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent physiquement, ou par son mandataire et certifiée exacte par le président de séance désigné par l’assemblée générale.
Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1366 et 1367 du code civil.

6- Quelles modalités pour la distribution des mandats de vote (procuration) ?

Les termes sont clairement établis, le syndic n’a plus le pouvoir de distribuer lui-même les délégations de vote sans indication du nom du mandataire. Trois choix s’offre au syndic : la remise au président du Conseil syndical, à défaut à un membre du Conseil et en l’absence de ces membres au président de séance.

7- Les modalités de validation du procès-verbal de l’Assemblée Générale ?

Le procès-verbal peut être établi dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Il est signé par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Le PV doit préciser si les mandats de vote ont été distribués par le Président du Conseil syndical, par un membre du conseil syndical ou par le président de séance.
Les résultats du vote de chaque résolution reprennent les noms et nombres de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision, qui se sont abstenus, ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant en application du deuxième alinéa de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 ainsi que les réserves formulées sur la régularité de certaines décisions.

Dans le cas de la participation en Visio ou audio ou tout autre moyen de communication de certains copropriétaires, les incidents techniques ayant empêché ces derniers d’exprimer leur vote sont mentionnés dans le PV.

La feuille de présence est annexée au procès-verbal.

Le syndic doit enregistrer les PV dans un registre spécial de manière chronologique que ce soit sous la forme électronique ou papier.

A noter que le décret du 2 juillet 2020 d’éviter la nullité d’une Assemblée Générale en raison d’une irrégularité formelle affectant le procès-verbal d’assemblée générale ou la feuille de présence, lorsqu’elle est relative aux conditions de vote ou à la computation des voix, n’entraîne pas nécessairement la nullité de l’assemblée générale dès lors qu’il est possible de reconstituer le sens du vote et que le résultat de celui-ci n’en est pas affecté. »

8- Comment utiliser les votes passerelles des articles 25-1 et 26-1 de la loi du 10 juillet 1965 en cas de résolution emportant le choix entre plusieurs candidats pour les marchés, contrats et devis ?

Il n’est possible d’utiliser les votes passerelles dans de telles hypothèses qu’à la condition que l’Assemblée ait déjà pris position sur chacune des candidatures à la majorité applicable au premier vote.

A noter que « pour l’application de l’article 26-1 de la loi du 10 juillet 1965, lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas décidé à la majorité des voix de tous les copropriétaires lors du second vote, les dispositions de l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965 ne sont pas applicables aux décisions relevant de la majorité prévue au premier alinéa de l’article 26 de ladite loi. »

9- Le délai de recours en matière d’Assemblée Générale :

Le délai prévu au deuxième alinéa de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 pour contester les décisions de l’assemblée générale court à compter de la notification du procès-verbal d’assemblée à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants. Le PV doit être notifié au représentant de la société copropriétaire lorsqu’un ou plusieurs associés se sont opposés ou ont été défaillants. Il en va de même lorsque ce dernier n’a pas assisté à la réunion.

10 – La délégation de pouvoir et son régime juridique :

L’Assemblée générale peut déléguer certains pouvoir au syndic, au conseil syndical ou tout autre personne pour prendre un acte ou une décision mentionnée à l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Cette délégation expresse emporte pour la personne désignée de rendre compte de la bonne exécution de sa mission. Cela n’empêche pas l’Assemblée générale de son pouvoir de contrôle et d’administration de l’immeuble ni du pouvoir du syndic en matière de gestion.

Lorsque le conseil syndical est doté d’une délégation générale de pouvoir en vertu de l’article 21-1 de la loi du 10 juillet 1965, toutes les décisions prises par ce dernier dans ce cadre sont consignées dans un PV signé par deux de ses membres. Le PV mentionne le nom des membres du Conseil syndical qui ont participé à la délibération et le sens de leur vote. Enfin, ce PV est transmis au syndic qui doit l’inscrire dans le registre qui accueille les PV des assemblées générales.

Lire en complément notre article sur le nouveau contrat de syndic